Estruture seus processos usando a ferramenta 5W1H

Por Ronaldo José Damaceno | Acreditare Gestores | Gestão da Qualidade

O 5W1H é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo estruturar e organizar informações de maneira clara e eficiente, respondendo a seis perguntas fundamentais para entender e mapear processos.

Para que serve

Essa ferramenta é utilizada para:

• Planejar e mapear processos de forma detalhada.
• Identificar e analisar todos os aspectos de um processo.
• Facilitar a comunicação e a compreensão das atividades e responsabilidades.
• Estruturar planos de ação e projetos.

Quando é indicada

O 5W1H é indicado quando:

• Há necessidade de detalhar e compreender completamente um processo.
• É necessário planejar ações ou projetos.
• Busca-se identificar e resolver problemas de forma organizada.
• Deseja-se uma ferramenta simples e eficaz para gestão e mapeamento de processos.

Quem a criou

O conceito de 5W1H é atribuído à metodologia de gestão japonesa, sendo amplamente utilizado em várias áreas de gestão e melhoria de processos. Não tem um único criador, mas foi popularizado por diversas práticas de gestão de qualidade e planejamento estratégico.

Etapas para utilização

What (O quê?): Defina o que precisa ser feito. Descreva o problema, ação ou processo em detalhes.

Why (Por quê?): Explique por que isso precisa ser feito. Justifique a importância e os benefícios da ação ou processo.

Where (Onde?): Determine onde isso acontecerá. Especifique o local ou ambiente onde a ação será realizada.

When (Quando?): Estabeleça quando isso será feito. Defina os prazos e cronogramas para a execução.

Who (Quem?): Identifique quem será responsável. Determine as pessoas ou equipes envolvidas.

How (Como?): Descreva como isso será feito. Detalhe os métodos, procedimentos e recursos necessários para a execução.

Exemplo

Modelo de Processo 5W1H: Triagem de Malote
What – O que faz?	Why – Porque faz?	Where – Onde faz?	When – Quando faz?	Who – Quem Faz?	How – Como faz?
Receber os malotes de guias do moto-boy	Para dar entrada no setor de correspondência	Setor de Correspondência	Diariamente	Estagiária e Auxiliar de Malotes	Conferir os protocolos com aquilo que está no malote
Separar as correspondências por cliente (empresa), obedecendo o critério: Grupo A, B e C	Para definir a prioridade de trabalho conforme a criticidade e demanda do processo	Setor de Correspondência	Diariamente	Estagiária e Auxiliar de Malotes	A = Empresas Grandes; B = Empresas Médias e C = Empresas Pequenas
Analisar o cronograma de entregas	Para definir a prioridade de ação	Setor de Correspondência	Diariamente	Estagiária e Auxiliar de Malotes	Cronograma feito pela coordenação
Separar as guias por empresa de acordo com a prioridades	Para definir a prioridade do fluxo de trabalho	Setor de Correspondência	Diariamente	Estagiária e Auxiliar de Malotes	De acordo com os critérios do convênio, podendo ser: Data, Alfabética de nomes ou carimbo
Arquivar os protocolos digitalizados  por cliente	Para garantir a confiabilidade da empresa junto aos clientes	Setor de Correspondência	Mensalmente	Estagiária e Auxiliar de Malotes	Em arquivo digital e impresso

Conclusão

O 5W1H é uma ferramenta simples, mas poderosa, para planejamento e mapeamento de processos. Ele ajuda a organizar informações de forma clara e estruturada, garantindo que todos os aspectos de um processo sejam considerados e compreendidos, facilitando a execução e a gestão eficaz.

Por Ronaldo José Damaceno, Gestor Executivo de Produção e Qualidade, especializado em crescimento sustentável. Para consultoria, mentoria e treinamentos, entre em contato e CEO da Acreditare Gestores.

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