Por Ronaldo José Damaceno | CEO Acreditare Gestores
O 5W1H é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo estruturar e organizar informações de maneira clara e eficiente, respondendo a seis perguntas fundamentais para entender e mapear processos.
Para que serve
Essa ferramenta é utilizada para:
- Planejar e mapear processos de forma detalhada.
- Identificar e analisar todos os aspectos de um processo.
- Facilitar a comunicação e a compreensão das atividades e responsabilidades.
- Estruturar planos de ação e projetos.
Quando é indicada
O 5W1H é indicado quando:
- Há necessidade de detalhar e compreender completamente um processo.
- É necessário planejar ações ou projetos.
- Busca-se identificar e resolver problemas de forma organizada.
- Deseja-se uma ferramenta simples e eficaz para gestão e mapeamento de processos.
Quem a criou
O conceito de 5W1H é atribuído à metodologia de gestão japonesa, sendo amplamente utilizado em várias áreas de gestão e melhoria de processos. Não tem um único criador, mas foi popularizado por diversas práticas de gestão de qualidade e planejamento estratégico.
Etapas para utilização
What (O quê?): Defina o que precisa ser feito. Descreva o problema, ação ou processo em detalhes.
Why (Por quê?): Explique por que isso precisa ser feito. Justifique a importância e os benefícios da ação ou processo.
Where (Onde?): Determine onde isso acontecerá. Especifique o local ou ambiente onde a ação será realizada.
When (Quando?): Estabeleça quando isso será feito. Defina os prazos e cronogramas para a execução.
Who (Quem?): Identifique quem será responsável. Determine as pessoas ou equipes envolvidas.
How (Como?): Descreva como isso será feito. Detalhe os métodos, procedimentos e recursos necessários para a execução.
Exemplo
| Modelo de Processo 5W1H: Triagem de Malote | |||||
| What – O que faz? | Why – Porque faz? | Where – Onde faz? | When – Quando faz? | Who – Quem Faz? | How – Como faz? |
| Receber os malotes de guias do moto-boy | Para dar entrada no setor de correspondência | Setor de Correspondência | Diariamente | Estagiária e Auxiliar de Malotes | Conferir os protocolos com aquilo que está no malote |
| Separar as correspondências por cliente (empresa), obedecendo o critério: Grupo A, B e C | Para definir a prioridade de trabalho conforme a criticidade e demanda do processo | Setor de Correspondência | Diariamente | Estagiária e Auxiliar de Malotes | A = Empresas Grandes; B = Empresas Médias e C = Empresas Pequenas |
| Analisar o cronograma de entregas | Para definir a prioridade de ação | Setor de Correspondência | Diariamente | Estagiária e Auxiliar de Malotes | Cronograma feito pela coordenação |
| Separar as guias por empresa de acordo com a prioridades | Para definir a prioridade do fluxo de trabalho | Setor de Correspondência | Diariamente | Estagiária e Auxiliar de Malotes | De acordo com os critérios do convênio, podendo ser: Data, Alfabética de nomes ou carimbo |
| Arquivar os protocolos digitalizados por cliente | Para garantir a confiabilidade da empresa junto aos clientes | Setor de Correspondência | Mensalmente | Estagiária e Auxiliar de Malotes | Em arquivo digital e impresso |
Conclusão
O 5W1H é uma ferramenta simples, mas poderosa, para planejamento e mapeamento de processos. Ele ajuda a organizar informações de forma clara e estruturada, garantindo que todos os aspectos de um processo sejam considerados e compreendidos, facilitando a execução e a gestão eficaz.
Por Ronaldo José Damaceno, Gestor Executivo de Produção e Qualidade, especializado em crescimento sustentável. Para consultoria, mentoria e treinamentos, entre em contato e CEO da Acreditare Gestores.
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