Acreditare Gestores | São Paulo, 02/07/2023

“Alcançando a Excelência: Descubra as Estratégias Chave da Gestão da Melhoria Contínua”
Ronaldo José Damaceno

A Gestão da Melhoria Contínua é uma abordagem que visa aprimorar continuamente processos, produtos e serviços de uma organização, buscando sempre a excelência e a satisfação dos clientes. A história da Melhoria Contínua remonta aos anos 50, com o desenvolvimento da filosofia Kaizen no Japão, que enfatizava a melhoria contínua dos processos produtivos.

A metodologia Kaizen é a base da Gestão da Melhoria Contínua e consiste em pequenas melhorias contínuas em processos e produtos, com a participação ativa dos funcionários. O método se baseia em mudanças graduais e frequentes, com foco na redução de desperdícios, aumento da produtividade e melhoria da qualidade.

Outra metodologia amplamente utilizada na Gestão da Melhoria Contínua é o Lean Manufacturing, que surgiu no Japão nas décadas de 1950 e 1960. A filosofia Lean é baseada em cinco princípios: identificar o valor para o cliente, mapear o fluxo de valor, criar fluxo contínuo, estabelecer pull (puxar a produção apenas quando necessário) e buscar aperfeiçoamento contínuo.

A Espinha de Peixe, ou Diagrama de Ishikawa, é uma ferramenta utilizada para identificar as possíveis causas de um problema. A técnica consiste em mapear as causas e suas inter-relações, a fim de encontrar a raiz do problema e tomar medidas para solucioná-lo.

A Análise de Pareto é uma técnica de classificação de problemas, que se baseia no princípio de que 80% dos problemas são causados por 20% das causas. A técnica é útil para identificar os problemas mais importantes e concentrar os esforços de melhoria neles.

O Histograma é uma ferramenta utilizada para analisar a distribuição dos dados de um processo. A técnica é útil para identificar os pontos críticos do processo e tomar medidas para melhorar sua qualidade.

O método GUT é uma ferramenta de priorização de problemas, que se baseia na gravidade, urgência e tendência. A técnica é útil para priorizar os problemas mais importantes e definir as ações de melhoria.

O método 5W2H é uma ferramenta utilizada para definir o plano de ação para resolver um problema. A técnica consiste em responder às perguntas: o que será feito, por que será feito, onde será feito, quando será feito, quem fará, como será feito e quanto custará.

O PDCA é uma metodologia de gestão que se baseia em quatro etapas: Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir). O método é utilizado para implementar e melhorar processos de forma sistemática e contínua.

O método dos 5 porquês é uma técnica de análise de causa-raiz, que consiste em perguntar “por quê” até chegar à causa fundamental do problema. A técnica é útil para identificar a raiz do problema e tomar medidas para solucioná-lo.

O Six Sigma é uma abordagem de gestão que se baseia em dados e análises estatísticas para aprimorar a qualidade dos processos e produtos. A metodologia utiliza uma estrutura de melhoria contínua, conhecida como DMAIC, que consiste em cinco fases: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar.

Na fase de definir, a equipe do Six Sigma define o problema e estabelece os objetivos do projeto. Na fase de medir, a equipe coleta e analisa dados para avaliar o desempenho atual do processo e identificar as causas dos problemas.

Na fase de analisar, a equipe utiliza ferramentas estatísticas e de análise de dados para identificar as causas fundamentais do problema. Na fase de melhorar, a equipe propõe e implementa soluções para o problema identificado.

Por fim, na fase de controlar, a equipe monitora e controla o processo para garantir que as melhorias implementadas sejam mantidas e que o processo continue aprimorado.

O Six Sigma utiliza uma estrutura rigorosa para a melhoria contínua e busca reduzir a variação dos processos, aumentando assim a qualidade dos produtos e serviços. A metodologia é amplamente utilizada em diversas indústrias, incluindo manufatura, serviços financeiros, saúde e tecnologia. Além disso, muitas empresas exigem certificações Six Sigma para seus funcionários, tornando-o uma habilidade valorizada no mercado de trabalho.

As normas de sistemas de gestão, como a ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, estabelecem requisitos específicos para a implementação de um processo de melhoria contínua.

Para a ISO 9001, por exemplo, a melhoria contínua é um dos princípios fundamentais e requer que as organizações avaliem continuamente a satisfação do cliente, a eficácia do sistema de gestão da qualidade e identifiquem oportunidades de melhoria. Além disso, a norma exige a implementação de ações corretivas e preventivas para evitar a recorrência de não conformidades.

Já a ISO 14001 e ISO 45001 também exigem um processo de melhoria contínua, porém com foco em aspectos ambientais e de saúde e segurança no trabalho, respectivamente. As normas requerem que as organizações identifiquem riscos e oportunidades para o meio ambiente e para a saúde e segurança dos colaboradores, implementem ações para prevenir incidentes e monitoram continuamente o desempenho do sistema.

Além desses requisitos, as normas também exigem a realização de auditorias internas e externas para avaliar o desempenho do sistema de gestão e a implementação de ações corretivas para tratar não conformidades identificadas.

Em resumo, as normas de sistemas de gestão estabelecem requisitos específicos para a implementação de um processo de melhoria contínua, que incluem a avaliação da satisfação do cliente, a avaliação do desempenho dos colaboradores e fornecedores, análise crítica das reclamações e não conformidades, entre outras atividades. Isso demonstra a importância da melhoria contínua como uma estratégia essencial para a gestão eficaz de uma organização.

Estratégias para implementar a melhoria contínua em uma organização:

Crie uma cultura de melhoria contínua:

Estabeleça uma cultura organizacional que valorize a busca constante por melhorias, incentivando os funcionários a identificar oportunidades de aprimoramento e contribuir com ideias.

Envolva os funcionários:

Inclua os funcionários em todos os níveis da organização no processo de melhoria contínua. Promova a participação ativa, encoraje o compartilhamento de sugestões e recompense as contribuições relevantes.

Utilize metodologias e ferramentas:

Adote metodologias como Kaizen, Lean, PDCA e Six Sigma, conforme apropriado para a sua organização. Utilize ferramentas como análise de Pareto, 5W2H, Espinha de Peixe, Histograma, GUT, 5 porquês e outras para identificar problemas, analisar causas e implementar soluções.

Estabeleça objetivos claros:

Defina metas e objetivos específicos para as melhorias a serem alcançadas. Certifique-se de que sejam mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos.

Colete e analise os dados:

Utilize dados e indicadores relevantes para avaliar o desempenho atual dos processos. Analise-os para identificar tendências, gargalos e áreas de oportunidade.

Promova a comunicação efetiva:

Estabeleça canais de comunicação abertos e transparentes para compartilhar informações sobre o progresso das iniciativas de melhoria contínua. Realize reuniões regulares, workshops ou sessões de brainstorming para discutir ideias e planos de ação.

Implemente ações corretivas e preventivas:

Ao identificar problemas ou oportunidades de melhoria, implemente ações corretivas para resolver problemas imediatos e ações preventivas para evitar recorrências futuras.

Monitore e avalie os resultados:

Acompanhe continuamente os resultados das melhorias implementadas. Analise se os objetivos foram alcançados, avalie os benefícios alcançados e faça ajustes conforme necessário.

Promova o aprendizado contínuo:

Incentive a aprendizagem organizacional por meio do compartilhamento de melhores práticas, lições aprendidas e histórias de sucesso. Realize avaliações periódicas para identificar oportunidades de melhoria nos processos de melhoria contínua.

Lembre-se de que cada organização é única, portanto, adapte essas estratégias de acordo com as necessidades e características da sua empresa. A implementação da melhoria contínua requer comprometimento, liderança e perseverança, mas os benefícios a longo prazo valem a pena.